Egzaminy » Procedury obsługi interesantów w Biurze Obsługi Egzaminów

Data publikacji: 2011-04-04 13:16:35

  Przyjmowanie opłat za egzamin

b) zapłata przelewem- BOE otrzymuje potwierdzenie z księgowości (data i nr wyciągu bankowego na kopii rachunku).

  Zwrot opłat za egzamin w WORD Słupsk

1. Zwrot opłat za egzamin przysługuje na podstawie Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 24 stycznia 2000 r. w sprawie wysokości opłat i wynagrodzeń za sprawdzenie kwalifikacji oraz za wydanie dokumentów, określonych przepisami Prawa o ruchu drogowym & 2 p.4, oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 27 października 2005 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości opłat i stawek wynagrodzenia za sprawdzenie kwalifikacji oraz za wydanie dokumentów w tych sprawach (Dz. U. z dnia 31 października 2005 r.).

2. Wycofanie wpłaty z powodu rezygnacji z egzaminu lub w związku ze zwrotem przysługującym na podstawie pkt 1 następuje na wniosek zainteresowanego(załącznik nr 1).

3. Do wniosku należy załączyć dowód wpłaty.

4. W indywidualnych przypadkach, gdy klient nie przedłoży żadnego dowodu opłaty konieczne jest jego oświadczenie o zagubieniu dowodów.

5. W wypadku ubiegania się o zwrot wpłaty za pośrednictwem innej osoby, należy do wniosku i dowodów wpłaty dołączyć imienne upoważnienie, które winno zawierać serię i nr dowodu osobistego osoby upoważnionej.

6. Wniosek o zwrot opłaty składa się w Biurze Obsługi Egzaminów WORD(załącznik nr 1).

7. Pracownik BOE po analizie przedłożonych dokumentów z bazą danych, potwierdza swoim podpisem zasadność i wysokość zwrotu oraz przedkłada do kontroli finansowo-księgowej i akceptacji do wypłaty przez Głównego Księgowego i Dyrektora WORD.

8. Do czasu rozliczenia klienta Biuro Obsługi Egzaminów zatrzymuje niewykorzystane dowody opłat za egzamin.

9. W przypadku dokonywania zwrotów w systemie ewidencji kandydatów na kierowców należy odnotować w polu "Uwagi" zwrot z wyszczególnieniem kwoty zwrotu i daty jej dokonania.

10. Po sprawdzeniu wniosku pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i akceptacji, wypłata środków może być zrealizowana: w kasie WORD; na wskazane przez zainteresowanego konto bankowe lub przekazem pocztowym na wskazany adres. Przelewu na wskazane konto bankowe oraz przekazu pocztowego dokonuje się po potrąceniu opłat manipulacyjnych.

11. Powyższa procedura dotyczy wyłącznie osób fizycznych i odnosi się również do ewentualnych zwrotów wpłat za szkolenia lub badania psychologiczne. Osobami odpowiedzialnymi za potwierdzenie zasadności i wysokości kwoty zwrotu odpowiednio - kierownik działu szkoleń i specjalista – psycholog.

12. Zwrotu opłat dotyczących innych podmiotów niż osoby fizyczne (np. Urzędy Pracy, Jednostki Wojskowe itp.) dokonuje się na wniosek ze wskazaniem osób, których one dotyczą. Po potwierdzeniu przez BOE zasadności i wysokości zwrotu księgowość wystawia rachunek uznający i dokonuje zwrotu nadpłaconej kwoty.

13. W zakresie dokonywanych zwrotów opłat stosuje się postanowienia Kodeksu Cywilnego. Zgodnie z art. 118 KC okres przedawnienia roszczeń wynikających z dokonywanych wpłat (m. in. za egzaminy, szkolenia, badania psychologiczne) wynosi 3 lata. Bieg przedawnienia roszczeń rozpoczyna się od dnia dokonania wpłaty za egzamin/szkolenie/badanie (terminy liczone zgodnie z art. 112 KC).

 

 Pełnomocnictwo

 

 

1. Obowiązujące przepisy wymagają składania dokumentów, a w tym ustalanie terminów egzaminów przez osoby, których sprawa dotyczy bezpośrednio, a więc kandydatów na kierowców i kierowców. (Występują liczne przypadki zamiaru załatwiania sprawy w WORD przez inne osoby nie posiadające pisemnych pełnomocnictw, a w szczególności przez Instruktorów jazdy. Prowadzi to do różnych konfliktowych sytuacji, gdyż często osoba za którą załatwia się sprawę nie wie o wyznaczonych lub zmienionych terminach.)

2. Dopuszczalne jest zgodnie z prawem cywilnym załatwianie sprawy przez inne osoby na podstawie określonego pełnomocnictwa.

3. Każda osoba (lub jej pełnomocnik) mająca wyznaczony termin egzaminu musi otrzymać stosowną pisemną informację o terminie i warunkach egzaminu (zaświadczenie).

4. Pełnomocnictwa i inne dodatkowe dokumenty przechowywane będą w BOE do czasu przekazania dokumentów do Starostwa Powiatowego/ Urzędu Miasta/innych WORD-ów.

 

 

 

1. Dopuszczalne są zamiany terminów egzaminów przez ośrodki szkolenia kierowców w przypadkach wyrażenia chęci takich zamian przez osoby bezpośrednio zainteresowane.

2. W tym celu instruktor posiadający pełnomocnictwa osób, których zamian dokonuje składa w BOE wniosek o zamianę terminów egzaminów dla wymienionych w nim osób.

3. Na tej podstawie BOE dokonuje zamiany terminów egzaminów, po czym wydaje instruktorowi, który posiada pełnomocnictwa osób, których terminy są zamieniane zaświadczenia o terminie i warunkach egzaminu.

4. Osoby przystępujące do egzaminu państwowego mogą wyrazić chęć zamiany terminu egzaminu na inny termin, niż wcześniej ustalony lub zrezygnować z wyznaczonego terminu egzaminu.

5. W tym celu osoba chcąca dokonać zmiany lub rezygnacji z terminu egzaminu wypełnia w Biurze Obsługi Egzaminów prośbę na odpowiednim wniosku (załącznik nr 3).

6. Zmiany lub rezygnacji może również dokonać osoba upoważniona przez osobę zdającą, w tym przypadku zmiana taka ważna jest wraz z pisemnym pełnomocnictwem.

7. W przypadku zamian zgłoszonych drogą telefoniczną (weryfikacja rozmówcy) osoba zmieniająca termin egzaminu jest zobowiązana dostarczyć prośbę o zmianę /rezygnację z terminu wg druku zamieszczonego na stronie www.word.slupsk.pl e-mailem lub faxem, a w przypadku braku możliwości dostarczenia go w sposób powyższy wypełnić druk w BOE przed egzaminem.

 
 

Przyspieszenie terminu egzaminu

1. Na wniosek osoby przystępującej do egzaminu istnieje możliwość złożenia podania do Dyrektora WORD z prośbą o przyspieszenie terminu egzaminu, w przypadku konieczności zdawania egzaminu w innym terminie, niż wynika to z wolnych zaplanowanych miejsc.

2. Osoba wnioskująca o przyspieszenie terminu egzaminu składa w sekretariacie WORD podanie wraz z uzasadnieniem prośby o zmianę terminu egzaminu i dokumentami potwierdzającymi uzasadnienie tej prośby.

3. Dyrektor WORD dekretuje złożony wniosek wydając na podstawie złożonych dokumentów decyzję .

4. Pracownik BOE na podstawie dekretacji powiadamia osobę zainteresowaną o wydanej decyzji i w przypadku zgody na przyspieszenie egzaminu zapisuje osobę zainteresowaną na wcześniejszy termin.

 

Wydawanie zaświadczeń po zdanym egzaminie

 

1. Osoby zdające egzamin na prawo jazdy mogą uzyskać w BOE zaświadczenie po zdanym egzaminie na daną kategorię celem przedłożenia w ośrodkach szkolenia kierowców w przypadku gdy zdają jednocześnie na więcej niż jedną kategorię. Przykładowo zaświadczenia wydawane są po zdanym egzaminie na kategorię C i D w celu podwyższenia kwalifikacji odpowiednio na kategorię CE i DE do przedłożenia w ośrodkach szkolenia kierowców.

2. Zaświadczenia po zdanym egzaminie wydawane są również z kategorii C, CE, D, DE w celu przedłożenia do instytucji szkolących (WORDy, Ośrodki Szkolenia, i inne) dla potrzeb kursów w tym kursy na przewóz rzeczy, na przewóz osób, kwalifikacja wstępna.

3. Zainteresowana osoba zgłasza się do BOE w celu wystawienia zaświadczenia. Pracownik BOE po sprawdzeniu w systemie komputerowym wystawia zaświadczenie po zdanym egzaminie i odnotowuje nr zaświadczenia oraz dane osoby w ewidencji zaświadczeń wydanych przez WORD Słupsk.

 

Wydawanie zaświadczenia o potrzebie doszkolenia

1. Na wniosek osoby zainteresowanej (lub jej pełnomocnika) wydaje się w BOE, po uprzednim sprawdzeniu w systemie komputerowym, zaświadczenie o kolejnych trzech negatywnych wynikach egzaminów.

2. Niektóre Starostwa wymagają także od ośrodków szkolenia przy szkoleniu dodatkowym (doszkoleniu) kserokopii orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do prowadzenia pojazdów mechanicznych, w przypadku osób, które uczęszczają do ośrodka jedynie na kurs doszkalający. W takim przypadku pracownik BOE może wydać osobie zainteresowanej lub pełnomocnikowi kserokopię orzeczenia lekarskiego potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

3. Na wniosek osoby zainteresowanej, która wyraziła chęć uczęszczania na szkolenie uzupełniające wydaje się kserokopię szkolenia podstawowego, jeżeli dokumenty osoby znajdują się w WORD Słupsk.

  

<Wysyłanie dokumentów do innych Ośrodków Ruchu Drogowego

 

1. Osoby zdające egzamin państwowy mają możliwość zdawania egzaminu w dowolnym Ośrodku Ruchu Drogowego w Polsce.

2. W celu przesłania dokumentów do innego WORD osoba zainteresowana składa w BOE WORD Słupsk wniosek (załącznik nr 4) o przesłanie dokumentów do innego ośrodka.

3. Dopuszcza się składanie wniosku o przesłanie dokumentów drogą mailową lub faxem.

4. Po złożeniu wniosku w WORD, BOE bez zbędnej zwłoki odsyła dokumenty do wskazanego przez osobę WORD w Polsce.

 

  

Odesłanie dokumentów po rezygnacji ze zdawania na inną kategorię

1. Osoby przystępujące do egzaminu na prawo jazdy, także osoby skierowane przez Starostwa na egzamin sprawdzający mogą zdawać jednocześnie lub po kolei na poszczególne kategorie prawa jazdy.

2. Dokumenty złożone w BOE nie zostaną odesłane do Starostw i Urzędów jeśli dana osoba nie uzyska pozytywnego wyniku egzaminu z wszystkich kategorii praw jazdy udokumentowanych złożonymi zaświadczeniami o ukończeniu kursów lub skierowaniami z odpowiedniego urzędu.

3. W przypadku gdy po zdanym egzaminie danej kategorii osoba wyraża chęć odesłania dokumentów do Starostwa lub Urzędu Miasta składa u pracownika BOE rezygnację ze zdawania na inną kategorię. Dokumenty wraz z rezygnacją zostaną odesłane do właściwego Urzędu w celu wydania prawa jazdy.

  

Postępowanie BOE w przypadku zaginięcia dokumentów i ich odtwarzanie

 

1. Rejestr dokumentów odtwarzanych (duplikatów) zawiera:

• rodzaj dokumentu,

• datę sporządzenia duplikatu,

• dane identyfikujące osobę egzaminowaną (imię, nazwisko, PESEL)

• podpis i pieczęć kierownika BOE

• data i miejsce wysyłki dokumentów

• nr pozycji (załączniki, notatka służbowa, historia egzaminowania danej osoby z programu egzaminy i in.)

2. Sporządzenie notatki służbowej wraz z załącznikami do przedłożenia Dyrektorowi WORD z opisem zaistniałej sytuacji i okoliczności braku dokumentów egzaminacyjnych – wniosek do Dyrektora WORD z prośbą o zgodę na wystawienie duplikatu.

3. Na wszystkich dokumentach odtwarzanych należy w widocznym miejscu umieścić oznaczenie „DUPLIKAT z dnia ….. ”.

4. Odtworzenie wyników egzaminów na wniosku jest możliwe tylko w oparciu o historię egzaminowania wydrukowaną z systemu komputerowego „Egzaminy”, który stanowić będzie załącznik do notatki służbowej.

5. W uwagach w bazie ITS – program egzaminy przy danym kandydacie nanosi się wzmiankę, że sporządzony został duplikat dokumentów z określeniem daty sporządzenia. Duplikat sporządza się po akceptacji Dyrektora WORD.

6. Zgodnie z § 2, ust. 3 pkt 1 ppkt b instrukcji przeprowadzania egzaminów państwowych na prawo jazdy będącej załącznikiem nr 5 do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 27.10.2005 r. w sprawie szkolenia , egzaminowania i uzyskiwania uprawnień przez kierujących pojazdami , instruktorów i egzaminatorów warunkiem przeprowadzenia egzaminu jest przygotowanie przez BOE przed egzaminem dokumentów egzaminacyjnych kandydata.

7. W przypadku zagubienia dokumentacji konkretnej osoby, przed jej przystąpieniem do egzaminu należy niezwłocznie powiadomić kandydata i wyznaczyć w porozumieniu z nim niezwłocznie nowy termin przeprowadzania egzaminów zachowując powyższe procedury.

  

Sprawdzanie dokumentów przed wysyłką z BOE Słupsk

 

1. Wprowadzony przez egzaminatora wynik egzaminu na wniosku Koordynator sprawdza z załączoną listą egzaminów oraz w systemie komputerowym odnośnie zgodności wprowadzonego wyniku , po czym dokumenty przekazywane są do BOE.

2. W/w wyniki na liście egzaminów BOE sprawdza z wynikami wprowadzonymi do systemu komputerowego Egzaminy oraz z wpisem na wniosku dokonanym przez egzaminatora.

3. Dokumenty z wynikiem negatywnym z egzaminu (wysyłka roczna) będą sprawdzane przez BOE w systemie komputerowym pod względem zgodności wyniku i daty ostatniego przystąpienia do egzaminu.

4. Dokumenty odtwarzane będą sprawdzane przed wysyłką z wpisami do rejestru duplikatów.
   

5. Osoba wykonująca wysyłkę dokumentów odpowiada za prawidłowość sporządzenia tj. kompletność wysyłanych dokumentów i poprawność zaadresowania wysyłki.

6. Kierownik BOE lub osoba go zastępująca nadzoruje poprawność sporządzenia wysyłki.

 

 

Obieg i wysyłka dokumentacji z BOE

 

1. Szczegółowe procedury obiegu dokumentacji określa instrukcja kancelaryjna WORD Słupsk.

2. Dokumenty do Starostw i Urzędów oraz do innych WORD w Polsce są wysyłane z BOE wg ustalonego harmonogramu - zgodnie z zarządzeniem wprowadzającym instrukcję Kancelaryjną - listem poleconym .

3. Dokumenty do Urzędu Miasta Słupsk oraz do Starostwa Powiatowego Miasta Słupsk są zawożone bezpośrednio i przekazywane za potwierdzeniem odbioru do Wydziałów Komunikacji przez wyznaczonego pracownika WORD Słupsk zgodnie z zarządzeniem Dyrektora WORD.

4. Dokumenty wychodzące dotyczące wysyłki po zdanym egzaminie lub wysyłki do innego WORD są podpisywane przez kierownika BOE lub upoważnioną osobę zastępującą na czas nieobecności.

 

---

Utworzony: 2011-04-04 13:16:35 przez: Emilia JARMUŁ
Ostatnia modyfikacja: 2012-02-15 09:48:12 przez: Emilia JARMUŁ

---